De organisatie van een zakelijk evenement kan flinke uitdagingen met zich meebrengen. Zeker voor iemand die nog niet eerder zakelijke evenementen heeft georganiseerd, is het soms moeilijk om het overzicht te behouden. In dit artikel helpen we je op weg met één van de meest belangrijke aspecten wanneer je een zakelijk evenement organiseert: de locatie.
Verlies je doel niet uit het oog
Bij het kiezen van de locatie staat functionaliteit voorop. Op het moment dat je verschillende creatieve sessies wilt organiseren binnen een groter evenement, is het van belang dat de evenement locatie hier ook de ruimte voor heeft. Wanneer er een gastspreker langskomt is het van belang dat er een podium aanwezig is. Let hierbij ook op het aantal zitplekken en of de audiovisuele apparatuur naar behoren werkt. Niets is vervelender voor een gastspreker dan voor aanvang nog te moeten rommelen met de techniek. Daarnaast moeten er voldoende faciliteiten aanwezig zijn om het bezoek aan het evenement zo prettig mogelijk te maken voor de bezoekers en de organisatie. Het is hiervoor belangrijk dat er voldoende parkeerplekken aanwezig zijn. Ook moeten er voldoende toiletten zijn om iedereen de ruimte te geven hier gebruik van te maken. Hou hiermee ook rekening met de invulling van het evenement. Als alle bezoekers tegelijkertijd pauze hebben dan moeten er meer toiletten aanwezig zijn dan wanneer dit niet het geval is. Tot slot is voor het plezier van de bezoekers van groot belang dat er voldoende catering op locatie aanwezig is. Als de genodigden de hele dag op locatie aanwezig zijn dan is het goed om in ieder geval een lunch te organiseren en misschien nog een tussendoortje in de ochtend en middag. Een goede evenementlocatie kan hierover meedenken en adviseren. Door de ervaringen met eerdere evenementen hebben ze vaak veel personeelsfeest ideeën over de mogelijkheden rondom de lunch.
Het hoeft geen kasteel te zijn
Bij de zoektocht naar een goede locatie voor het zakelijk evenement kom je veel mogelijke locaties tegen. Je ziet al snel locaties voorbij komen met een uniek karakter zoals kastelen, oude bunkers of vliegtuighangars. Hoewel het natuurlijk een extra tintje aan het evenement kan toevoegen, heeft het zeker geen prioriteit om je evenement op een dusdanig unieke locatie te verzorgen. Het is belangrijker dat het evenement plaatsvindt dicht bij de standplaats van de organisatie (of in ieder geval goed te bereiken) en dat de communicatie met de organisatie ter plekke soepel verloopt. Op deze manier ben je er van verzekerd dat de organisatie van het evenement stressvrij en zonder grote problemen verloopt.
